Mengenal Document Control Filling System dan Perannya dalam Pengelolaan Arsip

Mengenal Document Control Filling System dan Perannya dalam Pengelolaan Arsip

Dalam aktivitas perusahaan, dokumen menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari hampir setiap proses bisnis. Surat masuk dan keluar, kontrak, invoice, laporan keuangan, dokumen pengadaan, data karyawan, laporan proyek, SOP, instruksi kerja, hingga berbagai dokumen legal harus disimpan dan dikelola dengan baik.

Masalahnya, semakin besar organisasi, semakin banyak pula dokumen yang harus dikendalikan. Tanpa sistem yang jelas, dokumen dapat tersimpan di lokasi yang berbeda, sulit ditemukan, memiliki banyak versi, atau bahkan hilang ketika dibutuhkan. Di sinilah Document Control Filling System memiliki peran penting.

Secara sederhana, Document Control Filling System dapat dipahami sebagai pendekatan terstruktur untuk mengendalikan, mengelompokkan, menyimpan, memelihara, dan menemukan kembali dokumen secara sistematis. Sistem ini menggabungkan prinsip document control dengan filing system sehingga dokumen tidak hanya disimpan, tetapi juga dapat dikendalikan sepanjang siklus penggunaannya.

Pengelolaan arsip yang baik pada dasarnya memang harus dilakukan secara efisien, efektif, dan sistematis. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan tersebut ditujukan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan alat bukti yang sah.

Karena itu, memahami apa itu Document Control Filling System, bagaimana cara kerjanya, serta apa manfaatnya bagi perusahaan menjadi penting bagi organisasi yang ingin membangun sistem pengelolaan dokumen yang rapi dan mudah ditelusuri.

Apa Itu Document Control Filling System?

Document Control Filling System terdiri dari dua konsep utama, yaitu document control dan filing system.

Document Control

Document control adalah proses untuk memastikan dokumen perusahaan dibuat, diperiksa, disetujui, didistribusikan, digunakan, diperbarui, dan disimpan dengan cara yang terkendali.

Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa pengguna memperoleh dokumen yang benar dan versi yang berlaku.

Contohnya, perusahaan memiliki SOP pemeriksaan mesin. SOP tersebut mengalami beberapa perubahan selama tiga tahun.

Tanpa document control, perusahaan mungkin memiliki:

• SOP Pemeriksaan Mesin.docx
• SOP Pemeriksaan Mesin Final.docx
• SOP Pemeriksaan Mesin Revisi.docx
• SOP Pemeriksaan Mesin Final 2.docx
• SOP Pemeriksaan Mesin Terbaru.docx

Karyawan dapat mengalami kesulitan menentukan dokumen mana yang resmi.

Dengan document control, setiap dokumen dapat memiliki:

• Nomor dokumen.
• Nama dokumen.
• Nomor revisi.
• Tanggal berlaku.
• Status dokumen.
• Pemilik dokumen.
• Pihak yang menyetujui.
• Riwayat perubahan.

Filing System

Filing system adalah sistem atau metode yang digunakan untuk mengatur dan menyimpan dokumen agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Filing system dapat diterapkan pada arsip fisik maupun arsip digital.

Contohnya, dokumen perusahaan dapat disusun berdasarkan:

• Abjad.
• Nomor.
• Subjek.
• Kronologi.
• Wilayah.
• Unit kerja.
• Fungsi atau aktivitas.

Dalam praktik perusahaan, filing system sering dikombinasikan dengan klasifikasi dokumen agar penyimpanan menjadi lebih konsisten.

ANRI mendefinisikan klasifikasi arsip sebagai pola pengaturan arsip secara berjenjang berdasarkan fungsi dan tugas organisasi menjadi kategori unit informasi kearsipan.

Dengan demikian, Document Control Filling System bukan sekadar kegiatan memasukkan dokumen ke dalam folder, melainkan sebuah sistem untuk memastikan dokumen teridentifikasi, dikendalikan, disimpan, dilindungi, dan dapat ditemukan kembali.

Mengapa Document Control Filling System Penting bagi Perusahaan?

Tanpa sistem pengendalian dan filing yang baik, perusahaan akan menghadapi berbagai permasalahan.

Bayangkan bagian legal membutuhkan kontrak kerja sama yang dibuat tiga tahun lalu. Dokumen tersebut mungkin ada, tetapi tersimpan di laptop mantan karyawan, email lama, lemari arsip, atau folder yang namanya tidak jelas.

Kondisi seperti ini menyebabkan waktu terbuang hanya untuk mencari dokumen.

Document Control Filling System membantu perusahaan menjawab beberapa pertanyaan penting:

Di mana dokumen disimpan?

Siapa yang bertanggung jawab?

Apakah dokumen tersebut merupakan versi terbaru?

Siapa yang boleh mengaksesnya?

Kapan dokumen dibuat atau diperbarui?

Berapa lama dokumen harus disimpan?

Apa yang harus dilakukan ketika dokumen sudah tidak berlaku?

Pertanyaan tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan dokumen berkaitan dengan tata kelola informasi perusahaan secara keseluruhan.

ISO 15489-1:2016 tentang records management membahas konsep dan prinsip terkait records, metadata, sistem records, kebijakan, tanggung jawab, monitoring, training, records controls, serta proses penciptaan, capture, dan pengelolaan records. Standar ini terakhir ditinjau dan dikonfirmasi pada 2021 dan masih berstatus current.

Perbedaan Document Control dan Filing System

Meskipun sering digunakan bersamaan, document control dan filing system memiliki fokus yang berbeda.

Aspek	Document Control	Filing System
Fokus	Pengendalian dokumen	Penyimpanan dan penemuan kembali
Tujuan	Memastikan dokumen yang digunakan benar dan terkendali	Memastikan dokumen mudah ditemukan
Aktivitas	Review, approval, revisi, distribusi	Klasifikasi, pemberkasan, indexing
Pertanyaan utama	“Apakah ini versi yang berlaku?”	“Di mana dokumen ini disimpan?”
Media	Fisik dan digital	Fisik dan digital
Hasil	Dokumen terkendali	Arsip tertata

Keduanya saling melengkapi.

Document control memastikan dokumen benar dan terkendali, sedangkan filing system memastikan dokumen tersimpan secara terstruktur dan mudah ditemukan.

Ketika keduanya digabungkan, perusahaan dapat memiliki sistem pengelolaan dokumen yang lebih efektif.

Fungsi Utama Document Control Filling System

Ada beberapa fungsi utama yang membuat sistem ini penting bagi pengelolaan arsip perusahaan.

1. Mempermudah Penemuan Kembali Dokumen

Fungsi pertama adalah mempercepat proses temu kembali dokumen. Dokumen yang tersimpan dengan klasifikasi dan kode yang jelas akan lebih mudah ditemukan.

Misalnya:

FIN-INV-2026-001

Kode tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi dokumen invoice tertentu.

Tanpa sistem kode, karyawan mungkin harus membuka satu per satu folder untuk menemukan dokumen.

ANRI juga menempatkan klasifikasi arsip sebagai instrumen yang mendukung pengendalian, penataan, dan penemuan kembali arsip.

2. Mengendalikan Versi Dokumen

Dokumen perusahaan sering mengalami perubahan. Document Control Filling System memungkinkan perusahaan mencatat setiap perubahan.

Contoh:

Rev. 00 – Dokumen awal
Rev. 01 – Perubahan prosedur
Rev. 02 – Penyesuaian proses
Rev. 03 – Pembaruan terbaru

Dengan version control, karyawan dapat mengetahui dokumen yang sedang berlaku.

3. Mencegah Penggunaan Dokumen Kedaluwarsa

Salah satu risiko terbesar dalam pengelolaan dokumen adalah penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.

Misalnya, perusahaan telah mengubah prosedur keselamatan kerja, tetapi sebagian karyawan masih menggunakan SOP lama.

Dengan document control, dokumen lama dapat diberi status obsolete, ditarik dari peredaran, atau dipindahkan ke lokasi arsip sesuai prosedur.

4. Menjaga Keamanan Informasi

Tidak semua dokumen perusahaan boleh diakses oleh seluruh karyawan.

Dokumen tertentu dapat bersifat:

• Terbuka.
• Internal.
• Terbatas.
• Rahasia.

ANRI menjelaskan bahwa tingkat klasifikasi keamanan yang semakin tinggi membutuhkan pengamanan dan pengaturan akses yang semakin ketat.

Karena itu, filing system yang baik perlu dilengkapi dengan pengaturan hak akses.

5. Mendukung Audit

Saat audit berlangsung, perusahaan sering diminta menunjukkan dokumen tertentu.

Contohnya:

• Kontrak.
• SOP.
• Bukti transaksi.
• Dokumen pengadaan.
• Catatan inspeksi.
• Laporan audit.
• Bukti persetujuan.

Jika dokumen tertata, proses audit menjadi lebih cepat.

Sebaliknya, dokumen yang tidak terkontrol dapat membuat perusahaan kesulitan memberikan bukti yang dibutuhkan.

Komponen Penting dalam Document Control Filling System

Agar sistem dapat berjalan dengan baik, terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan.

1. Kode Dokumen

Kode menjadi identitas dokumen.

Contohnya:

SOP-HR-001

Artinya dapat digunakan untuk mengidentifikasi SOP tertentu pada fungsi Human Resources.

Kode perlu dibuat konsisten agar mudah dipahami oleh pengguna.

2. Nomor Revisi

Nomor revisi menunjukkan perubahan dokumen.

Contohnya:

Rev. 00, Rev. 01, Rev. 02

Setiap revisi sebaiknya memiliki catatan perubahan.

3. Tanggal Dokumen

Tanggal membantu pengguna mengetahui kapan dokumen dibuat, diterbitkan, atau mulai berlaku.

4. Status Dokumen

Dokumen dapat memiliki status seperti:

• Draft.
• Under Review.
• Approved.
• Active.
• Obsolete.
• Archived.

Status membantu pengguna mengetahui kondisi dokumen.

5. Daftar Induk Dokumen

Perusahaan dapat memiliki Master List of Documents.

Daftar tersebut dapat berisi:

No	Kode	Nama Dokumen	Rev	Tanggal	Status	Pemilik
1	SOP-HR-001	SOP Recruitment	02	2026	Active	HR
2	SOP-FIN-002	SOP Payment	03	2026	Active	Finance
3	SOP-OPS-005	SOP Maintenance	01	2025	Active	Operations

Master list membantu perusahaan mengetahui dokumen apa saja yang tersedia dan status masing-masing.

6. Filing Index

Filing index digunakan untuk membantu menemukan lokasi dokumen.

Index dapat berupa:

• Kode.
• Nomor arsip.
• Nama dokumen.
• Tahun.
• Unit kerja.
• Lokasi penyimpanan.

Untuk sistem digital, index dapat dikombinasikan dengan metadata.

Jenis Filing System yang Dapat Digunakan

Tidak semua perusahaan menggunakan metode filing yang sama.

Pemilihan metode perlu disesuaikan dengan volume dokumen dan karakteristik bisnis.

1. Alphabetical Filing System

Dokumen disusun berdasarkan abjad.

Contohnya:

A – Andi
B – Budi
C – Citra

Metode ini cocok untuk dokumen yang pencariannya berdasarkan nama.

2. Numerical Filing System

Dokumen menggunakan nomor sebagai identitas.

Contoh:

0001, 0002, 0003, dan seterusnya.

Metode ini cocok untuk perusahaan yang memiliki volume dokumen besar.

3. Subject Filing System

Dokumen dikelompokkan berdasarkan subjek.

Contohnya:

Finance → Tax → VAT

atau:

Legal → Contract → Vendor

Metode ini cocok untuk dokumen yang berkaitan dengan fungsi atau aktivitas tertentu.

4. Chronological Filing System

Dokumen disusun berdasarkan waktu.

Contohnya:

Januari 2026
Februari 2026
Maret 2026

Metode ini dapat digunakan untuk laporan, surat, atau dokumen yang pencariannya sangat bergantung pada tanggal.

5. Geographical Filing System

Dokumen disusun berdasarkan wilayah.

Contohnya:

Jakarta
Bandung
Surabaya
Medan

Metode ini dapat digunakan perusahaan yang memiliki banyak cabang.

Dalam praktiknya, beberapa metode dapat dikombinasikan.

Tahapan Menerapkan Document Control Filling System

Penerapan sistem sebaiknya dilakukan secara bertahap.

Tahap 1: Inventarisasi Dokumen

Identifikasi semua dokumen yang dimiliki perusahaan.

Kelompokkan berdasarkan:

• Jenis.
• Fungsi.
• Unit kerja.
• Media.
• Tingkat kepentingan.

Tahap 2: Buat Klasifikasi

Setelah dokumen teridentifikasi, buat klasifikasi.

Misalnya:

01 – Legal
02 – Finance
03 – HR
04 – Procurement
05 – Operations

Klasifikasi harus logis dan mudah digunakan.

ANRI menekankan bahwa klasifikasi arsip diperlukan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien. Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2022 juga menekankan kebutuhan klasifikasi yang logis, faktual, berkelanjutan, sistematis, akomodatif, dan kronologis.

Tahap 3: Tentukan Kode Dokumen

Buat sistem kode yang konsisten.

Contohnya:

FIN-SOP-001

atau:

LEG-CON-2026-001

Hindari kode yang terlalu rumit.

Tahap 4: Buat Standar Penamaan

Contoh:

2026-09_FIN_Laporan-Keuangan_Rev01.xlsx

Nama tersebut memberikan informasi yang cukup mengenai dokumen.

Tahap 5: Buat Master List

Semua dokumen dikendalikan melalui daftar induk.

Master list harus diperbarui ketika terdapat:

• Dokumen baru.
• Revisi.
• Penghapusan.
• Perubahan status.
• Perubahan pemilik.

Tahap 6: Tetapkan Hak Akses

Tentukan siapa yang boleh:

• Melihat.
• Mengedit.
• Menyetujui.
• Mengunduh.
• Mencetak.
• Menghapus.

Tahap 7: Tentukan Retensi

Dokumen tidak selalu harus disimpan selamanya. Jadwal retensi membantu menentukan berapa lama dokumen harus disimpan dan tindakan yang dilakukan setelah masa retensinya berakhir.

ANRI memasukkan jadwal retensi arsip sebagai salah satu instrumen penting dalam pengelolaan arsip dinamis.

Tahap 8: Sosialisasi dan Pelatihan

Sistem hanya akan berhasil jika pengguna memahami cara menggunakannya.

Karyawan perlu diberikan pemahaman mengenai:

• Klasifikasi dokumen.
• Penamaan file.
• Filing.
• Document control.
• Version control.
• Keamanan dokumen.
• Retensi.
• Prosedur peminjaman.
• Penggunaan sistem digital.

Document Control Filling System untuk Arsip Digital

Transformasi digital membuat perusahaan semakin banyak menggunakan dokumen elektronik. Namun, perpindahan dari dokumen fisik ke digital tidak otomatis membuat sistem kearsipan menjadi lebih baik. Tanpa sistem yang tepat, folder digital justru dapat menjadi sangat berantakan.

Contoh struktur folder yang sederhana:

Document Management

→ 01 Legal
→ 02 Finance
→ 03 HR
→ 04 Procurement
→ 05 Operations
→ 06 Project

Kemudian setiap folder dapat memiliki subfolder berdasarkan tahun dan jenis dokumen.

Selain struktur folder, perusahaan dapat menggunakan Electronic Document Management System (EDMS).

EDMS dapat membantu mengelola:

• Dokumen.
• Metadata.
• Version control.
• Approval.
• Hak akses.
• Audit trail.
• Pencarian.
• Retensi.

Dengan sistem digital, proses pengelolaan dokumen dapat dibuat lebih terintegrasi.

Peran Metadata dalam Filing System Digital

Metadata merupakan informasi yang menjelaskan karakteristik sebuah dokumen.

Contohnya:

Nama dokumen: Kontrak Vendor ABC
Nomor: LEG-CON-001
Tanggal: 8 September 2026
Unit: Legal
Jenis: Kontrak
Status: Active
Revisi: 02
Klasifikasi: Restricted

Metadata membuat proses pencarian menjadi lebih fleksibel. Pengguna tidak harus mengetahui lokasi folder secara persis.

Mereka dapat mencari berdasarkan:

• Nama.
• Nomor.
• Tahun.
• Unit.
• Jenis.
• Status.

Pendekatan terhadap metadata dan records systems juga menjadi bagian dari prinsip records management dalam ISO 15489-1:2016.

Tantangan dalam Penerapan Document Control Filling System

Walaupun terlihat sederhana, penerapannya memiliki beberapa tantangan.

1. Kebiasaan Karyawan Berbeda

Setiap karyawan dapat memiliki cara sendiri dalam menyimpan file. Solusinya adalah membuat standar dan melakukan sosialisasi.

2. Volume Dokumen Besar

Semakin besar perusahaan, semakin banyak dokumen yang harus dikendalikan. Solusinya adalah menggunakan klasifikasi dan teknologi.

3. Dokumen Fisik dan Digital Berjalan Bersamaan

Perusahaan perlu menentukan hubungan antara arsip fisik dan digital.

4. Dokumen Sering Direvisi

Version control menjadi penting agar dokumen lama tidak digunakan.

5. Kurangnya Kesadaran

Sebagian karyawan mungkin menganggap filing sebagai pekerjaan administratif semata. Padahal, kesalahan pengelolaan dokumen dapat berdampak pada proses bisnis.

Kesalahan yang Harus Dihindari

Dalam penerapan Document Control Filling System, beberapa kesalahan berikut perlu dihindari:

Tidak memiliki master list

Perusahaan tidak mengetahui jumlah dan status dokumen yang dimiliki.

Nama dokumen tidak konsisten

Dokumen sulit dicari.

Tidak ada version control

Karyawan dapat menggunakan dokumen lama.

Semua orang memiliki akses

Risiko keamanan informasi meningkat.

Tidak ada backup

Dokumen digital berisiko hilang.

Tidak ada jadwal retensi

Arsip terus menumpuk tanpa pengendalian.

Tidak ada SOP

Setiap unit menggunakan cara yang berbeda.

Tidak ada evaluasi

Sistem tidak berkembang mengikuti kebutuhan perusahaan.

Indikator Document Control Filling System yang Efektif

Perusahaan dapat menggunakan beberapa indikator untuk mengevaluasi sistem.

1. Kecepatan Temu Kembali

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menemukan dokumen?

Semakin cepat, semakin efektif sistem filing.

2. Akurasi Dokumen

Apakah dokumen yang ditemukan merupakan versi yang benar?

3. Tingkat Kepatuhan

Apakah karyawan mengikuti prosedur?

4. Jumlah Dokumen Duplikat

Semakin banyak duplikasi, semakin besar potensi inefisiensi.

5. Jumlah Dokumen Kedaluwarsa yang Masih Beredar

Dokumen obsolete seharusnya tidak lagi digunakan sebagai dokumen aktif.

6. Keamanan Akses

Apakah hanya pihak berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu?

7. Ketersediaan Backup

Apakah dokumen penting dapat dipulihkan ketika terjadi insiden?

Manfaat Document Control Filling System bagi Perusahaan

Jika diterapkan dengan baik, sistem ini dapat memberikan sejumlah manfaat.

Mempercepat pekerjaan

Karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktu mencari dokumen.

Mengurangi risiko kehilangan

Dokumen memiliki lokasi penyimpanan dan pengendalian yang jelas.

Mencegah penggunaan dokumen lama

Version control membantu memastikan dokumen yang digunakan adalah versi berlaku.

Mendukung audit

Dokumen dapat ditemukan ketika diperlukan.

Meningkatkan keamanan

Hak akses dapat disesuaikan dengan tingkat kerahasiaan.

Mengurangi duplikasi

Master document dan master list membantu mengurangi salinan yang tidak terkendali.

Mendukung digitalisasi

Filing system menjadi fondasi sebelum perusahaan menerapkan EDMS.

Meningkatkan akuntabilitas

Riwayat dokumen dan tanggung jawab menjadi lebih mudah ditelusuri.

Hubungan Document Control Filling System dengan Pengelolaan Arsip

Document Control Filling System sebaiknya tidak dipandang sebagai sistem yang berdiri sendiri. Sistem ini merupakan bagian dari pengelolaan arsip secara keseluruhan.

ANRI menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis mencakup penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan. Untuk mendukung pengelolaan tersebut, organisasi membutuhkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Dengan demikian, Document Control Filling System dapat menjadi penghubung antara:

Penciptaan Dokumen → Pengendalian → Pemberkasan → Penyimpanan → Penggunaan → Revisi → Retensi → Penyusutan

Siklus tersebut membantu memastikan bahwa dokumen tidak hanya tersimpan, tetapi juga dikelola sepanjang masa penggunaannya.

Contoh Sederhana Implementasi di Perusahaan

Misalnya perusahaan memiliki dokumen kontrak vendor.

Sistem dapat dibuat sebagai berikut:

Kode: LEG-CON-2026-001
Nama: Kontrak Vendor ABC
Unit: Legal
Tanggal: 8 September 2026
Status: Active
Revisi: 01
Klasifikasi: Terbatas
Lokasi fisik: Ruang Arsip Legal – Rak B03
Lokasi digital: EDMS → Legal → Contract → Vendor → 2026
Retensi: Mengikuti jadwal retensi yang berlaku

Jika suatu saat auditor meminta kontrak tersebut, petugas tidak perlu mencari secara acak. Cukup menggunakan kode dokumen atau metadata untuk mengetahui lokasi penyimpanannya.

Inilah salah satu tujuan utama filing system: mempercepat dan meningkatkan akurasi proses temu kembali dokumen.

Checklist Penerapan Document Control Filling System

Perusahaan dapat menggunakan checklist berikut:

Identifikasi

• Semua jenis dokumen sudah diinventarisasi.
• Pemilik dokumen sudah ditentukan.
• Dokumen penting sudah diidentifikasi.

Klasifikasi

• Klasifikasi dokumen sudah dibuat.
• Kode dokumen sudah ditentukan.
• Struktur filing sudah ditetapkan.

Document Control

• Ada master list.
• Nomor revisi digunakan.
• Status dokumen ditentukan.
• Dokumen obsolete ditarik.
• Approval tercatat.

Filing

• Dokumen fisik memiliki lokasi.
• Dokumen digital memiliki folder.
• Penamaan file seragam.
• Index atau metadata tersedia.

Keamanan

• Hak akses sudah ditetapkan.
• Dokumen rahasia memiliki perlindungan.
• Aktivitas penting dapat ditelusuri.

Retensi

• Jadwal retensi tersedia.
• Arsip aktif dan inaktif dibedakan.
• Penyusutan dilakukan berdasarkan prosedur.

SDM

• SOP tersedia.
• Karyawan mendapatkan sosialisasi.
• Pelatihan dilakukan.
• Sistem dievaluasi secara berkala.

Kesimpulan

Document Control Filling System merupakan pendekatan sistematis untuk mengendalikan dan menyimpan dokumen agar tetap akurat, aman, mudah ditemukan, dan dapat digunakan oleh pihak yang berwenang.

Document control berfokus pada bagaimana dokumen dibuat, diperiksa, disetujui, didistribusikan, direvisi, dan dikendalikan. Sementara filing system berfokus pada bagaimana dokumen diklasifikasikan, diberkaskan, disimpan, dan ditemukan kembali. Keduanya saling melengkapi dalam membangun sistem pengelolaan arsip perusahaan yang efektif.

Pada tahap yang lebih lanjut, perusahaan dapat memanfaatkan Document Management System atau Electronic Document Management System (EDMS) untuk mengintegrasikan metadata, pencarian, approval, version control, audit trail, dan pengaturan akses.

Yang terpenting, teknologi bukanlah satu-satunya faktor keberhasilan. Klasifikasi, SOP, kebijakan, SDM, tanggung jawab, dan kedisiplinan pengguna tetap menjadi fondasi utama.

Dengan Document Control Filling System yang dirancang dengan baik, perusahaan tidak hanya memiliki arsip yang lebih rapi. Perusahaan juga memiliki sistem informasi yang lebih mudah ditelusuri, mendukung audit, mengurangi risiko penggunaan dokumen yang salah, meningkatkan efisiensi kerja, serta membantu menjaga akuntabilitas organisasi.

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Arsip Dinamis.
4. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2022 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2007 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip Berdasarkan Fungsi.
7. International Organization for Standardization, ISO 15489-1:2016 Information and Documentation — Records Management — Part 1: Concepts and Principles.
8. Arsip Nasional Republik Indonesia, Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis.
9. Arsip Nasional Republik Indonesia, Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
10. Arsip Nasional Republik Indonesia, Layanan Jasa Pembuatan Pedoman Kearsipan.