Tips Menghindari Kesalahan dalam Penyimpanan dan Pengendalian Dokumen

Tips Menghindari Kesalahan dalam Penyimpanan dan Pengendalian Dokumen

Dokumen merupakan salah satu aset informasi yang sangat penting bagi perusahaan. Hampir setiap aktivitas bisnis menghasilkan dokumen, mulai dari surat-menyurat, kontrak, laporan keuangan, dokumen legal, data karyawan, dokumen pengadaan, laporan proyek, prosedur kerja, hingga berbagai catatan operasional.

Masalahnya, semakin banyak dokumen yang dimiliki perusahaan, semakin besar pula tantangan dalam menyimpan dan mengendalikan dokumen secara efektif. Dokumen yang seharusnya mudah ditemukan justru terselip di antara ribuan file. Dokumen fisik dapat salah tempat, sedangkan dokumen digital dapat memiliki banyak versi yang membuat karyawan bingung menentukan file terbaru.

Kesalahan dalam penyimpanan dan pengendalian dokumen bukan hanya menyebabkan pekerjaan menjadi lambat. Jika tidak ditangani, masalah tersebut dapat meningkatkan risiko kehilangan informasi, kebocoran data, penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku, kesalahan pengambilan keputusan, hingga kesulitan ketika perusahaan menghadapi audit.

Dalam konteks kearsipan, pengelolaan arsip dinamis mencakup penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. ANRI juga menekankan pentingnya tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses sebagai instrumen pendukung pengelolaan arsip dinamis.

Apa yang Dimaksud dengan Penyimpanan dan Pengendalian Dokumen?

Sebelum membahas kesalahan dan solusinya, penting memahami perbedaan antara penyimpanan dan pengendalian dokumen.

Penyimpanan dokumen adalah proses menempatkan dan memelihara dokumen pada media atau lokasi tertentu agar dokumen tetap aman dan dapat ditemukan kembali ketika diperlukan.

Sementara itu, pengendalian dokumen merupakan serangkaian proses untuk memastikan dokumen yang digunakan perusahaan adalah dokumen yang benar, terbaru, sah, memiliki identitas yang jelas, serta hanya dapat diakses atau diubah oleh pihak yang berwenang.

Pengendalian dokumen dapat mencakup:

• Pembuatan dokumen.
• Pemberian nomor dokumen.
• Pemberian kode.
• Persetujuan dokumen.
• Distribusi.
• Penggunaan.
• Perubahan atau revisi.
• Pengendalian versi.
• Penyimpanan.
• Pengamanan.
• Penarikan dokumen kedaluwarsa.
• Pemusnahan sesuai ketentuan.

Konsep tersebut sejalan dengan prinsip records management dalam ISO 15489-1:2016 yang mencakup penciptaan, penangkapan, pengelolaan records, metadata, kebijakan, tanggung jawab, monitoring, training, dan kontrol records. Standar tersebut telah ditinjau dan dikonfirmasi pada 2021 sehingga edisi 2016 tetap berstatus current.

Dengan demikian, pengendalian dokumen bukan hanya pekerjaan administratif. Sistem ini merupakan bagian dari tata kelola informasi perusahaan.

Mengapa Kesalahan Penyimpanan Dokumen Perlu Dihindari?

Kesalahan kecil dalam pengelolaan dokumen dapat menimbulkan dampak yang cukup besar.

Misalnya, sebuah perusahaan memiliki dua file:

SOP_Produksi_Final.pdf

dan

SOP_Produksi_Final_Revisi.pdf

Karyawan mungkin tidak mengetahui dokumen mana yang berlaku. Jika mereka menggunakan SOP yang sudah tidak sesuai, kesalahan tersebut dapat memengaruhi proses kerja.

Contoh lainnya adalah kontrak yang hanya tersimpan di laptop seorang karyawan. Ketika karyawan tersebut pindah bagian atau perangkat mengalami kerusakan, perusahaan kesulitan menemukan dokumen.

Beberapa dampak kesalahan penyimpanan dan pengendalian dokumen antara lain:

1. Dokumen sulit ditemukan.
2. Waktu kerja terbuang untuk mencari file.
3. Dokumen hilang atau rusak.
4. Terjadi penggunaan dokumen kedaluwarsa.
5. Muncul banyak dokumen duplikat.
6. Risiko kebocoran informasi meningkat.
7. Proses audit menjadi lebih sulit.
8. Keputusan dapat dibuat berdasarkan informasi yang salah.
9. Kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi dapat terganggu.
10. Perusahaan kehilangan jejak perubahan dokumen.

Karena itu, perusahaan perlu membangun sistem document storage dan document control yang konsisten.

1. Hindari Menyimpan Dokumen Tanpa Struktur Klasifikasi

Kesalahan pertama yang sering terjadi adalah menyimpan dokumen tanpa struktur klasifikasi yang jelas.

Misalnya, perusahaan hanya memiliki folder:

Dokumen Perusahaan

Kemudian seluruh file dimasukkan ke dalam folder tersebut.

Setelah jumlah file mencapai ratusan atau ribuan, pengguna akan kesulitan mencari dokumen tertentu.

Solusinya adalah membuat klasifikasi berdasarkan fungsi, kegiatan, unit kerja, jenis dokumen, atau kebutuhan bisnis.

Contohnya:

Dokumen Perusahaan

• Legal
• Finance
• Human Resources
• Procurement
• Operations
• Marketing
• Project
• Audit

Kemudian setiap kategori dapat memiliki subkategori.

Misalnya:

Legal

• Kontrak
• Perizinan
• Perjanjian
• Dokumen aset
• Surat hukum

Klasifikasi arsip merupakan salah satu instrumen penting dalam pengelolaan arsip dinamis. ANRI menjelaskan bahwa klasifikasi arsip merupakan pola pengaturan arsip secara berjenjang berdasarkan fungsi dan tugas organisasi menjadi kategori unit informasi kearsipan.

Tips praktis

Buat struktur klasifikasi yang:

• Sederhana.
• Konsisten.
• Mudah dipahami.
• Tidak terlalu banyak tingkatan.
• Sesuai proses bisnis perusahaan.
• Dapat digunakan oleh seluruh unit kerja.

Prinsip pentingnya adalah orang lain harus dapat menemukan dokumen tanpa selalu bertanya kepada pembuat dokumen tersebut.

2. Jangan Menggunakan Nama File yang Tidak Konsisten

Kesalahan berikutnya adalah penggunaan nama file yang tidak standar.

Contohnya:

• laporan terbaru.docx
• laporan final.docx
• laporan fix.docx
• laporan revisi baru.docx
• laporan final banget.docx

Nama file seperti itu dapat menimbulkan kebingungan.

Lebih baik perusahaan membuat standar penamaan dokumen.

Contoh:

2026-09_Laporan-Keuangan_Branch-Jakarta_V01.xlsx

atau:

2026-09-08_Kontrak-Vendor-ABC_FINAL.pdf

Format penamaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Unsur yang dapat digunakan antara lain:

• Tanggal.
• Kode dokumen.
• Jenis dokumen.
• Nama aktivitas.
• Unit kerja.
• Nomor revisi.
• Status dokumen.

Dengan standar tersebut, pengguna dapat memahami isi dokumen hanya dengan melihat nama file.

3. Hindari Menyimpan Banyak Versi Tanpa Kontrol

Salah satu masalah terbesar dalam pengendalian dokumen adalah version control. Dokumen dapat mengalami banyak perubahan selama proses penyusunan.

Misalnya:

• SOP_v01
• SOP_v02
• SOP_v03
• SOP_final
• SOP_final2
• SOP_final_revisi
• SOP_final_baru

Situasi seperti ini menunjukkan bahwa perusahaan belum memiliki pengendalian versi yang baik.

Solusinya adalah menetapkan aturan version control.

Contoh:

V01 → V02 → V03 → Approved

Setiap revisi harus memiliki informasi yang jelas mengenai:

• Nomor versi.
• Tanggal perubahan.
• Deskripsi perubahan.
• Pembuat perubahan.
• Pihak yang menyetujui.

Dengan demikian, pengguna dapat mengetahui dokumen mana yang sedang berlaku.

Gunakan master document

Untuk dokumen yang sering direvisi, perusahaan dapat menentukan satu master document. Master document menjadi sumber resmi dokumen yang digunakan organisasi. Salinan yang beredar harus dikendalikan agar tidak terjadi penggunaan dokumen lama.

4. Pastikan Dokumen Memiliki Identitas yang Jelas

Dokumen perusahaan sebaiknya tidak hanya memiliki nama file.

Dokumen penting dapat diberikan identitas seperti:

• Nomor dokumen.
• Judul.
• Tanggal penerbitan.
• Nomor revisi.
• Pemilik dokumen.
• Unit penerbit.
• Status.
• Tanggal berlaku.
• Pihak yang menyetujui.

Contoh:

Nomor Dokumen: SOP-OPS-001
Judul: SOP Pemeriksaan Mesin
Revisi: 03
Tanggal Berlaku: 8 September 2026
Pemilik: Operations Department
Status: Approved

Identitas tersebut memudahkan proses pelacakan dan pengendalian.

5. Jangan Memberikan Akses Dokumen kepada Semua Orang

Kesalahan dalam penyimpanan dokumen tidak hanya berkaitan dengan lokasi penyimpanan, tetapi juga keamanan. Tidak semua karyawan membutuhkan akses terhadap seluruh dokumen.

Dokumen tertentu seperti:

• Data payroll.
• Kontrak strategis.
• Data pelanggan.
• Dokumen legal.
• Informasi keuangan.
• Strategi bisnis.
• Dokumen investigasi.

perlu mendapatkan perlindungan lebih tinggi.

ANRI menjelaskan bahwa sistem klasifikasi keamanan dan akses digunakan untuk mengatur keamanan dan akses arsip, termasuk mencegah penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak.

Dalam pedoman ANRI, tingkat klasifikasi yang lebih tinggi membutuhkan pengamanan dan pengaturan akses yang semakin ketat.

Terapkan prinsip akses berdasarkan kebutuhan

Karyawan sebaiknya hanya mendapatkan akses sesuai tugas dan tanggung jawabnya.

Contohnya:

HR Staff: dokumen administrasi SDM tertentu.
Finance Staff: dokumen keuangan yang relevan.
Legal: kontrak dan dokumen hukum.
Management: dokumen strategis sesuai kewenangan.

Dengan cara ini, risiko akses tidak sah dapat dikurangi.

6. Jangan Mengandalkan Satu Tempat Penyimpanan

Kesalahan yang cukup berisiko adalah menyimpan dokumen penting hanya di satu tempat.

Contohnya:

Semua dokumen perusahaan hanya tersimpan di satu komputer.

Jika komputer rusak, terkena malware, hilang, atau hard disk mengalami kegagalan, perusahaan dapat kehilangan informasi penting.

Untuk dokumen digital, perusahaan membutuhkan strategi backup.

Backup perlu dirancang berdasarkan:

• Jenis dokumen.
• Tingkat kepentingan.
• Frekuensi perubahan.
• Risiko kehilangan.
• Kebutuhan pemulihan.

Backup juga perlu diuji.

Memiliki file cadangan belum tentu berarti perusahaan siap menghadapi kehilangan data jika proses pemulihan tidak pernah diuji.

7. Bedakan Arsip Aktif, Inaktif, dan Vital

Tidak semua dokumen memiliki tingkat penggunaan yang sama.

ANRI membedakan arsip dinamis antara lain menjadi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip aktif memiliki frekuensi penggunaan tinggi atau terus-menerus, sedangkan arsip inaktif memiliki frekuensi penggunaan yang sudah menurun. Arsip vital berkaitan dengan keberlangsungan operasional dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Klasifikasi ini membantu perusahaan menentukan cara penyimpanan.

Contohnya:

Arsip aktif:
Disimpan pada lokasi yang mudah diakses karena sering digunakan.

Arsip inaktif:
Dipindahkan ke penyimpanan khusus karena sudah jarang digunakan.

Arsip vital:
Mendapatkan perlindungan dan backup khusus karena kehilangan arsip dapat mengganggu keberlangsungan bisnis.

8. Buat Jadwal Retensi Dokumen

Kesalahan lain adalah menyimpan semua dokumen selamanya.

Sekilas, tindakan tersebut terlihat aman. Namun, terlalu banyak dokumen justru dapat membuat sistem penyimpanan menjadi tidak efisien.

Perusahaan membutuhkan jadwal retensi arsip untuk menentukan berapa lama dokumen harus disimpan dan apa tindakan yang dilakukan setelah masa retensinya berakhir.

ANRI memasukkan jadwal retensi arsip sebagai salah satu instrumen utama dalam pengelolaan arsip dinamis.

Jadwal retensi membantu perusahaan:

• Mengurangi penumpukan dokumen.
• Menghemat ruang penyimpanan.
• Mengurangi dokumen yang tidak diperlukan.
• Menentukan waktu pemindahan arsip.
• Menentukan tindakan penyusutan.
• Menjaga dokumen yang masih memiliki nilai guna.

Namun, pemusnahan dokumen tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Dokumen harus diperiksa berdasarkan ketentuan retensi, nilai guna, kepentingan hukum, serta kebijakan perusahaan yang berlaku.

9. Jangan Mengabaikan Pengendalian Dokumen Fisik

Digitalisasi bukan berarti dokumen fisik tidak lagi membutuhkan pengendalian.

Dokumen fisik masih digunakan di banyak perusahaan, terutama untuk:

• Kontrak.
• Dokumen legal.
• Sertifikat.
• Dokumen aset.
• Dokumen proyek.
• Dokumen yang membutuhkan tanda tangan asli.

Kesalahan yang sering terjadi adalah dokumen dikembalikan ke tempat penyimpanan tanpa pencatatan.

Solusinya adalah menggunakan sistem peminjaman arsip.

Catat:

• Nomor arsip.
• Nama dokumen.
• Peminjam.
• Unit kerja.
• Tanggal keluar.
• Tanggal kembali.
• Status.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui keberadaan dokumen.

10. Gunakan Metadata untuk Mempermudah Pencarian

Untuk perusahaan dengan volume dokumen digital yang besar, metadata dapat membantu proses pencarian.

Metadata dapat berisi:

• Nomor dokumen.
• Judul.
• Tanggal.
• Unit kerja.
• Pemilik.
• Jenis dokumen.
• Status.
• Versi.
• Klasifikasi keamanan.
• Masa retensi.

Dengan metadata, pencarian tidak hanya bergantung pada nama file.

Misalnya, pengguna ingin menemukan seluruh kontrak vendor tahun 2026.

Sistem dapat melakukan filter berdasarkan:

Jenis dokumen = Kontrak
Kategori = Vendor
Tahun = 2026

Hasil pencarian akan jauh lebih cepat dibandingkan membuka folder satu per satu.

11. Hindari Digitalisasi Tanpa Standar

Digitalisasi dokumen sering dianggap sebagai solusi otomatis.

Padahal, jika perusahaan hanya memindai dokumen fisik lalu memasukkannya ke folder tanpa klasifikasi, masalah lama hanya berpindah dari lemari ke komputer.

Misalnya, perusahaan memiliki 20.000 dokumen hasil scan.

Jika nama file hanya:

• scan001.pdf
• scan002.pdf
• scan003.pdf

maka dokumen tetap sulit ditemukan.

Digitalisasi harus disertai:

• Penamaan file.
• Klasifikasi.
• Metadata.
• Indeks.
• Hak akses.
• Version control.
• Retensi.
• Backup.

Dengan demikian, digitalisasi benar-benar meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen.

12. Buat SOP Pengendalian Dokumen

SOP menjadi salah satu fondasi penting dalam sistem document control.

SOP harus menjelaskan siapa melakukan apa dan bagaimana dokumen dikendalikan.

Minimal, SOP dapat mencakup:

Tahap 1: Pembuatan

Dokumen dibuat menggunakan format yang telah ditentukan.

Tahap 2: Review

Dokumen diperiksa oleh pihak yang memiliki kompetensi atau kewenangan.

Tahap 3: Persetujuan

Dokumen disahkan oleh pejabat yang berwenang.

Tahap 4: Distribusi

Dokumen diberikan kepada pihak yang membutuhkan.

Tahap 5: Penyimpanan

Dokumen ditempatkan pada lokasi resmi.

Tahap 6: Revisi

Perubahan dokumen dicatat dan diberi nomor revisi.

Tahap 7: Penarikan

Dokumen yang sudah tidak berlaku ditarik dari penggunaan.

Tahap 8: Penyimpanan atau penyusutan

Dokumen dikelola sesuai masa retensi dan kebijakan perusahaan.

ANRI sendiri mencantumkan kebijakan kearsipan dan prosedur kearsipan sebagai bagian dari komponen pedoman kearsipan, bersama tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

13. Tetapkan Penanggung Jawab Dokumen

Sistem pengendalian dokumen dapat gagal jika tidak ada pihak yang bertanggung jawab.

Perusahaan perlu menentukan document controller, records manager, atau personel lain sesuai struktur organisasi.

Tanggung jawabnya dapat meliputi:

• Memastikan dokumen memiliki nomor.
• Mengontrol revisi.
• Memastikan distribusi.
• Menarik dokumen yang sudah tidak berlaku.
• Memelihara daftar dokumen.
• Memantau kepatuhan terhadap SOP.
• Mengelola arsip.
• Melakukan evaluasi sistem.

Penanggung jawab tidak harus mengerjakan semuanya sendiri. Yang terpenting adalah terdapat pembagian tanggung jawab yang jelas.

14. Lakukan Audit Dokumen Secara Berkala

Sistem penyimpanan dokumen harus dievaluasi secara berkala.

Audit atau pemeriksaan internal dapat menjawab beberapa pertanyaan:

• Apakah dokumen mudah ditemukan?
• Apakah nama file sudah standar?
• Apakah terdapat dokumen duplikat?
• Apakah dokumen kedaluwarsa masih digunakan?
• Apakah seluruh dokumen memiliki pemilik?
• Apakah akses dokumen sudah sesuai?
• Apakah backup berjalan?
• Apakah dokumen fisik tercatat?
• Apakah revisi terdokumentasi?
• Apakah SOP dipatuhi?

Evaluasi secara berkala membantu perusahaan menemukan masalah sebelum berkembang menjadi risiko yang lebih besar.

15. Tingkatkan Kompetensi Karyawan

Teknologi dan SOP tidak akan efektif jika karyawan tidak memahami cara menggunakannya.

Karena itu, perusahaan perlu memberikan edukasi atau pelatihan mengenai:

• Document control.
• Filing system.
• Klasifikasi dokumen.
• Pengelolaan arsip digital.
• Pengendalian versi.
• Keamanan dokumen.
• Retensi arsip.
• Penggunaan EDMS.
• Backup dan pemulihan.
• Prosedur peminjaman dokumen.

ISO 15489-1:2016 secara eksplisit memasukkan kebijakan, penetapan tanggung jawab, monitoring, dan training sebagai bagian yang mendukung pengelolaan records secara efektif.

Dengan kata lain, SDM merupakan bagian penting dari sistem pengendalian dokumen.

Kesalahan Penyimpanan Dokumen yang Paling Sering Terjadi

Sebagai rangkuman, berikut beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari perusahaan:

Kesalahan	Dampak	Solusi
Tidak ada klasifikasi	Dokumen sulit dicari	Buat klasifikasi
Nama file tidak standar	Pencarian lambat	Buat aturan penamaan
Banyak versi	Salah menggunakan dokumen	Terapkan version control
Tidak ada backup	Risiko kehilangan data	Buat sistem backup
Akses terlalu luas	Risiko kebocoran	Terapkan hak akses
Tidak ada retensi	Dokumen menumpuk	Buat jadwal retensi
Dokumen fisik tidak tercatat	Dokumen sulit dilacak	Gunakan log peminjaman
Digitalisasi tanpa indeks	File tetap sulit dicari	Gunakan metadata
SOP tidak jelas	Cara kerja tidak seragam	Buat SOP
Tidak ada evaluasi	Masalah berulang	Lakukan audit berkala

Checklist Pengendalian Dokumen Perusahaan

Perusahaan dapat menggunakan checklist sederhana berikut untuk mengevaluasi sistem yang berjalan:

Penyimpanan

• Semua dokumen memiliki lokasi penyimpanan.
• Struktur folder sudah ditetapkan.
• Dokumen fisik memiliki lokasi yang jelas.
• Dokumen digital menggunakan standar penamaan.

Pengendalian

• Setiap dokumen memiliki nomor atau identitas.
• Terdapat prosedur persetujuan.
• Revisi dicatat.
• Dokumen kedaluwarsa ditarik.
• Daftar dokumen selalu diperbarui.

Keamanan

• Hak akses sudah ditetapkan.
• Dokumen rahasia mendapatkan perlindungan tambahan.
• Hak akses ditinjau secara berkala.
• Aktivitas penting dapat ditelusuri.

Retensi

• Jadwal retensi tersedia.
• Arsip aktif dan inaktif dibedakan.
• Arsip vital telah diidentifikasi.
• Penyusutan dilakukan sesuai prosedur.

Digitalisasi

• Dokumen digital memiliki metadata.
• Backup tersedia.
• Backup diuji secara berkala.
• Sistem memiliki pengendalian versi.

SDM

• Karyawan memahami SOP.
• Tanggung jawab document control jelas.
• Pelatihan dilakukan secara berkala.

Bagaimana Membangun Sistem Penyimpanan Dokumen yang Efektif?

Jika perusahaan ingin memperbaiki sistem penyimpanan dan pengendalian dokumen, jangan langsung membeli software.

Mulailah dari proses.

Urutan yang lebih efektif adalah:

1. Identifikasi dokumen
   Ketahui jenis dokumen yang dimiliki.
2. Petakan proses bisnis
   Tentukan bagaimana dokumen dibuat, digunakan, disetujui, disimpan, dan diperbarui.
3. Buat klasifikasi
   Kelompokkan dokumen berdasarkan fungsi dan aktivitas.
4. Buat SOP
   Tetapkan aturan pengendalian dokumen.
5. Tentukan hak akses
   Tentukan siapa yang boleh melihat, mengubah, menyetujui, atau menghapus.
6. Tentukan retensi
   Tentukan berapa lama dokumen harus disimpan.
7. Terapkan teknologi
   Gunakan Document Management System atau EDMS apabila memang dibutuhkan.
8. Latih karyawan
   Pastikan semua pengguna memahami prosedur.
9. Audit
   Periksa efektivitas sistem secara berkala.

Pendekatan tersebut lebih berkelanjutan daripada sekadar membeli aplikasi tanpa memperbaiki proses bisnis.

Kesimpulan

Menghindari kesalahan dalam penyimpanan dan pengendalian dokumen membutuhkan kombinasi antara sistem, prosedur, teknologi, dan kompetensi manusia. Kesalahan seperti penyimpanan tanpa klasifikasi, nama file yang tidak konsisten, banyak versi dokumen, akses terlalu luas, tidak adanya backup, hingga tidak adanya jadwal retensi dapat menghambat produktivitas dan meningkatkan risiko perusahaan.

Pada akhirnya, tujuan utama pengendalian dokumen bukan hanya membuat penyimpanan terlihat rapi. Tujuan yang lebih penting adalah memastikan dokumen yang tepat tersedia bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan versi yang tepat dan tingkat keamanan yang sesuai.

ANRI menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Karena itu, sistem penyimpanan dan pengendalian dokumen perlu dipandang sebagai bagian dari tata kelola perusahaan, bukan sekadar pekerjaan administratif.

Perusahaan yang mampu mengelola dokumen secara sistematis akan lebih siap menghadapi audit, mempercepat pencarian informasi, mengurangi risiko kehilangan dokumen, menjaga keamanan informasi, dan mendukung kelancaran operasional.

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Arsip Dinamis.
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
6. Arsip Nasional Republik Indonesia, Layanan Jasa Pembuatan Pedoman Kearsipan.
7. International Organization for Standardization, ISO 15489-1:2016 Information and Documentation — Records Management — Part 1: Concepts and Principles.
8. Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan dan Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis.
9. Arsip Nasional Republik Indonesia, Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.